Scènes in de stuurgroep: wat een theaterregisseur mij leerde over weerstand en rolvastheid

Dit voorjaar zat ik op de achterste rij van een repetitiezaal. Het was een zijproject, ver weg van stuurgroepen en adviesnotities. Een theaterregisseur werkte met een acteur die weigerde een scène te spelen. Niet met stemverheffing, niet met een discussie over de tekst. Hij vroeg: 'Wat heb je nodig om deze scène te durven spelen?'

De acteur zei eerst niets. Toen noemde hij de ruimte. De regisseur verplaatste een stoel. De scène kwam op gang. Ik heb die middag meer geleerd over weerstand in vergaderingen dan in menig managementboek.

Weerstand is vaak een rol zonder tekst

In een stuurgroep uit weerstand zich zelden als een acteur die weigert. Meestal is het een stilte na een besluit. Een grapje op het verkeerde moment. Een vraag over de planning die eigenlijk over vertrouwen gaat. Iemand die zegt dat hij 'nog even wil nadenken', terwijl iedereen hem al vier keer heeft horen instemmen.

Een theaterregisseur kijkt daar anders naar. Hij ziet weerstand niet als een persoonlijk probleem, maar als een teken dat een rol niet duidelijk is. Wie ben ik in deze scène? Wat wordt er van mij verwacht? Wanneer mag ik opkomen? Als die vragen niet beantwoord zijn, gaat een acteur tegenstribbelen. In een vergadering gebeurt precies hetzelfde.

Rollen helder maken zonder karakters te veroordelen

Wat ik van de regisseur leerde, is dat je rollen kunt benoemen zonder mensen vast te zetten. Hij zei niet: 'Jij bent lastig.' Hij zei: 'Jij speelt nu de rol van de twijfelaar. Laten we die rol serieus nemen.' Dat is een subtiel verschil, maar het verandert de sfeer.

In een stuurgroep kun je dat ook doen. Benoem de functies in de kamer: beslisser, uitvoerder, risicobewaker, expert, klankbord. Vraag: 'Wie zit hier namens de uitvoering?' En: 'Wie bewaakt het risico?' Als iemand steeds tegenwerkt, kun je hem een taak geven die bij die rol past. 'Wil jij de komende tien minuten de advocaat van het risico zijn?' Meestal wordt de weerstand dan kleiner, omdat hij een legitieme plek krijgt.

Timing is regie

Een regisseur weet wanneer een scène begint en wanneer hij eindigt. In vergaderingen ontbreekt die kennis vaak. We praten over een onderwerp, dan over een ander onderwerp, en ergens halverwege zijn we vergeten of we nu aan het brainstormen of aan het beslissen waren.

Ik gebruik de agenda tegenwoordig als script. Niet met strakke tijden om de tijd, maar met scènes. 'Dit is een besluit, geen brainstorm.' 'Deze scène duurt tien minuten.' 'Na deze ronde nemen we een besluit.' Dat klinkt misschien theatraal, maar het geeft mensen houvast. Weerstand ontstaat vaak op de grens van een scène die niemand heeft aangekondigd.

De ruimte tussen de regels

Het mooiste wat ik de regisseur zag doen, was niets doen. Na een vraag liet hij de stilte vallen. Niet drie seconden, maar tien. De acteur vulde die stilte uiteindelijk met precies de zin die nodig was.

In stuurgroepen zijn we getraind om stilte direct te vullen. Met een grap, een samenvatting, een nieuwe vraag. Maar juist in die stilte zit vaak de weerstand die niemand hardop zegt. Ik probeer hem nu vaker te laten staan. Soms vraag ik: 'Welke zorg leeft er nog zonder dat we die op de agenda hebben?' Dat is een uitnodiging, geen verwijt.

Drie dingen die ik meeneem

Ten eerste: benoem de scène. Zeg hardop of we aan het verkennen, beslissen of evalueren zijn. Mensen gedragen zich anders als ze weten welke scène ze spelen.

Ten tweede: geef weerstand een rol. Niet om hem weg te poetsen, maar om hem bruikbaar te maken. De criticus die de risico's bewaakt is waardevoller dan de criticus die alleen maar tegenwerkt.

Ten derde: regisseer de pauze. Laat een vraag eens liggen. Vul niet elke stilte. Soms is de beste interventie dat je even niets doet.

Regie is geen duwen

Ik ben geen theaterregisseur geworden. Maar ik kijk anders naar stuurgroepen. Regie nemen betekent niet harder duwen of meer overtuigen. Het betekent rollen, timing en scènes helder maken. En soms betekent het vooral ruimte maken voor wat er al is, maar nog geen tekst heeft gekregen.

Weerstand verdwijnt zelden door ertegen te vechten. Meestal verdwijnt hij pas als hij een echte plek krijgt in het stuk.