Als de klok je enige toehoorder is: over haast, helderheid en de kern van een voorstel

Er zijn van die ochtenden waarop de agenda er ineens anders uitziet dan gisteren. Een client belt, er moet vandaag iets liggen, en de presentatie die je voor volgende week had gepland, moet nu. Geen ramp, zou je denken. Je hebt het tenslotte doordacht. Maar zodra de klok begint te lopen, merk ik altijd iets op: wat overblijft onder druk is zelden de verpakking. Het is de kern, of het gebrek daaraan.

De illusie van het afgeronde voorstel

Een advies dat rustig de tijd heeft gehad, kan er indrukwekkend uitzien. Mooie kaders, een zorgvuldige opbouw, drie scenario's en een appendix die niemand leest. Ik ben er zelf ook goed in geweest. Tot er iemand vroeg: kun je dit in één alinea zeggen? Dan bleek soms dat de alinea ontbrak.

Dat is geen schande. Het is wel een signaal. Want een voorstel dat alleen werkt als je de hele route meeneemt, is vaak een voorstel dat nog niet klaar is. Het heeft nog geen eigen kern gevonden. Het leunt op uitleg in plaats van op richting.

Haast maakt dat zichtbaar. Niet omdat haast slim is, maar omdat haast geen geduld heeft voor franje.

Wat er gebeurt als je maar tien minuten hebt

Zet een adviseur met een deadline van tien minuten achter een leeg vel en er gebeurt iets interessants. De eerste minuten gaan meestal naar het verkeerde: de opbouw, de volgorde, de juiste toon. Daarna komt de vraag die er echt toe doet. Wat moet de ander morgen anders doen?

Als je die vraag snel kunt beantwoorden, heb je een advies. Als je vooral kunt uitleggen waarom de vraag ingewikkeld is, heb je een analyse. Ook waardevol, maar niet hetzelfde. En als je merkt dat je vooral bezig bent met hoe je het zegt, dan heb je waarschijnlijk nog niet besloten wat je vindt.

Ik heb het meegemaakt bij een organisatie waar iedereen het eens was dat er 'iets' moest gebeuren aan de samenwerking tussen twee teams. Drie bijeenkomsten, twee notities, veel woorden. Toen de directeur vroeg om een half A4 binnen het uur, viel het gesprek stil. Niet omdat er niets te zeggen was, maar omdat niemand de kern al had durven kiezen. De haast was geen vijand. Het was de eerste eerlijke vraag.

De test van tien minuten

Wat ik zelf doe als de druk oploopt, is simpel. Ik pak een timer en geef mezelf tien minuten. Geen laptop, geen oude notities, alleen een vel papier. De bedoeling is niet om een perfecte tekst te schrijven, maar om te voelen waar het voorstel op staat.

1. Schrijf de beslissing op

Eén zin, beginnend met een werkwoord. 'Kies voor een gezamenlijke intake', 'stop met het wekelijkse overleg', 'verplaats de beslissing naar de werkvloer'. Als je die zin niet kunt opschrijven zonder 'en', 'maar' of 'afhankelijk van', is je advies nog een wens in plaats van een richting.

2. Noem de reden in gewone taal

Niet de analyse, niet het model, maar de reden zoals je die aan een collega bij de koffieautomaat zou geven. Als daar een jargonwoord in sluipt, schrap het en probeer opnieuw. De kern verdraagt geen dekmantel.

3. Benoem wat je niet weet

Dit is de lastigste van de drie, en wat mij betreft de belangrijkste. Een advies onder tijdsdruk is zelden compleet. Dat hoeft ook niet. Maar je moet wel kunnen zeggen welk stuk je nog niet hebt en waarom dat niet blokkeert wat je nu voorstelt. Wie dat kan, straalt iets uit dat op vertrouwen lijkt. Wie het overslaat, klinkt zekerder dan goed is.

4. Lees het hardop voor

Niet omdat het mooi moet klinken, maar omdat je oren sneller liegen doorzien dan je ogen. Zodra je hoort dat je jezelf uitlegt in plaats van de ander aanspreekt, weet je genoeg. Dan is het voorstel nog aan het werk, niet klaar.

Waarom dit niet over snelheid gaat

Ik wil niet beweren dat je altijd in tien minuten moet leveren. Integendeel. Goed advies heeft tijd nodig, soms meer dan de client wil horen. Maar de vraag 'wat zou ik zeggen als ik maar tien minuten had?' is geen pleidooi voor haast. Het is een vraag die je dwingt om te kiezen.

En kiezen is precies wat een advies tot een advies maakt. Zonder keuze is het een overzicht. Met een keuze wordt het iets waar iemand zich toe kan verhouden, ook als diegene het er niet mee eens is.

In de praktijk merk ik dat de tienminutentest ook buiten deadlines bruikbaar is. Voor een eerste gesprek, voor een mail die te lang dreigt te worden, voor een bijeenkomst waarvan je vermoedt dat er vooral gepraat gaat worden. Even de klok erbij. Niet om sneller te zijn, maar om eerder bij de kern te zijn.

Iets om mee te nemen naar je volgende voorstel

De volgende keer dat je voelt dat je een advies aan het oppoetsen bent, zet een timer. Tien minuten. Schrijf op wat de beslissing is, waarom die er is en wat je nog niet weet. Leg het naast je uitgebreide stuk. Als de kern van je tien minuten terugkomt in je lange versie, zit je goed. Als het lange stuk iets anders zegt dan je korte, dan heb je niet een stijlprobleem maar een denkprobleem.

Haast is geen fijne baas. Maar als je hem even toelaat, wijst hij je vaak precies naar de plek waar je voorstel nog niet af was. En dat is, met of zonder deadline, altijd nuttige informatie.